ABC-Analyse
Die ABC – Analyse macht sich das Pareto Prinzip zu nutze. In der Regel setzen wir Prioritäten in drei Stufen (nach ihrer Wichtigkeit, nicht Dringlichkeit): A, B und C.
Die Grundlagen der ABC-Analyse
A-Aufgaben vorrangig behandeln!
Die ersten 15% Ihrer Aufgaben sind A-Aufgaben. Das sind die wichtigsten Aufgaben. Mit der Erledigung der A-Aufgaben erreichen Sie 65%, d.h. zwei Drittel (!) Ihrer Ergebnisse in 15% Ihrer Zeit. Die Aufgaben haben in der Planung absoluten Vorrang. Sie sollten sofort bearbeitet und nicht delegiert werden.
B-Aufgaben auch delegieren!
Die durchschnittlich wichtigen B-Aufgaben machen 20% der zu bearbeitenden Aufgaben aus. Beim Bearbeiten dieser Aufgaben erreichen Sie gerade das an Output (20%), was Sie an Zeit hineinstecken. Überlegen Sie, welche Aufgaben Sie selbst erledigen und welche Sie delegieren können.
C-Aufgaben sind Routine!
C-Aufgaben machen die restlichen 65% der Aufgaben aus. Mit ihrer Erledigung erreichen Sie nur einen Bruchteil (15%) an Ergebnissen. Prüfen Sie, ob diese Aufgaben tatsächlich erledigt werden müssen und delegieren Sie diese „zeitfressenden“ Aufgaben gegebenenfalls. Sollten Sie diese Möglichkeit nicht haben, achten Sie darauf, dass Ihnen bei der Bearbeitung immer bewusst ist, dass sie im Ergebnis nur sehr wenig bringen. Räumen Sie ihnen nur so viel Zeit ein, wie ihnen an Bedeutung zukommt.
Bei der ABC-Analyse können Sie folgendermaßen vorgehen:
- Erstellen Sie eine Liste mit den zu erledigenden Aufgaben.
- Sortieren Sie die Tätigkeiten nach ihrer Wichtigkeit (nicht Dringlichkeit!).
- Ordnen Sie die Aufgaben dem ABC-Raster zu.
- Erstellen Sie ausgehend von der ABC-Analyse Ihren Zeitplan:
- 65% der Zeit für A-Aufgaben
- 20% der Zeit für B-Aufgaben
- 15% der Zeit für C-Aufgaben
Beachten Sie außerdem die 60:40 Regel: Verplanen Sie nur 60% Ihres Zeitbudgets. Die restlichen 40% sind für unvorhersehbare Dinge reserviert.
Aufgabe:
- Welche Tätigkeiten stehlen Ihnen die Zeit? Bearbeiten Sie die Checkliste zu Zeitfressern, die Sie weiter unter "Downloads" finden.
- Überlegen Sie sich mit Hilfe der im Ratgeber Online-Lernen vorgestellten Zeitplantechniken, wie Sie Ihren Zeitdieben begegnen können.